Планирование: виды, методы, зачем нужно

Как организовать свою жизнь так, чтобы всё делалось вовремя, дела не накапливались как снежный ком, и к дедлайну всё было сделано? Рассказываем в нашей статье.

Дедлайн — это крайний срок выполнения какой-то задачи. Сам термин — калька с английского deadline — мёртвая линия.

Если ты постоянно оказываешься за этой линией, много стараешься, но ничего не успеваешь — возможно, проблема не в твоих реальных умениях, а в планировании.

Что такое планирование и зачем оно нужно?

Представь, что тебе дают 1440 рублей в сутки, а в конце дня обнуляют счет. Ты наверняка постараешься распорядиться этой суммой максимально эффективно.

Эти рубли — это минуты. В сутках их ровно 1440.

Время — это твой ресурс. Причем ресурс невозобновляемый (никто не сможет дать тебе дополнительные часы в сутках, даже если ты очень попросишь).

Поэтому нужно уметь распоряжаться временем грамотно. Для этого и нужно планирование.

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.

Виды планирования

Ты можешь планировать, как будешь собираться на вечеринку к друзьям. Можешь планировать подготовку к пятничной контроше по математике. А можешь планировать поступление в ВУЗ и устройство на работу.

По количеству времени, которое ты собираешься распределять, планирование делится на:

• Долгосрочное — составление плана на длительный период времени (от 5 лет). Оно нужно, чтобы не болтаться по жизни, а двигаться к какой-то цели. Как полет на самолете — у него должен быть конечный пункт.
• Среднесрочное — от года до 5 лет. Большие цели требуют больших промежуточных шагов. Например, чтобы стать успешным программистом через 10 лет, нужно через 5 лет иметь хорошую базу и предложения по работе.
• Краткосрочное — составление плана на короткий промежуток времени (день, неделя, месяц). Этот вид планирования нужен, чтобы выстроить своё ежедневное расписание.

Этапы планирования

При любом планировании их пять.

0. Расставь приоритеты.

Нет никакого смысла изучать системы планирования, если ты не умеешь отделять важное от шелухи или хочешь идеально сделать все и сразу. Можно, конечно, попытаться успеть вообще всё. Но тогда ты рискуешь словить выгорание и вообще больше ничего не сделать (кстати, про выгорание мы писали в отдельной статье).

1. Поставь цели.

Куда ты идёшь и зачем: вот два вопроса, на которые необходимо себе ответить.

Ставим цели по SMART: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени.

• “Хочу поступить в ВУЗ” — плохо.
• “Хочу на следующий год после окончания 11 класса поступить в МГУ на направление журналистики на бюджет” — отлично.

2. Разбей цели на задачи.

Чем мельче будут задачи — тем проще тебе будет встраивать их в ежедневное расписание.

• “Подготовиться к ЕГЭ по русскому языку” — плохо.
• “Заниматься в СОТКЕ с репетитором по русскому дважды в неделю, выполняя все задания” — отлично.

При краткосрочном планировании чем проще задачи, тем лучше. В идеале выполнение каждой задачи должно занимать у тебя не больше часа.

Зачем? Чтобы твой мозг видел, как ты эти задачи выполняешь, и чувствовал радость.

Мозгу, по сути, все равно: ЕГЭ ты на 100 баллов сдаешь или решаешь три сложных примера по математике: радуется он одинаково. А когда мы радуемся, нам хочется продолжать процесс — и это мотивирует.

Хочешь испытать радость от получения высоких баллов за ЕГЭ? Тогда приходи готовиться в «Сотку». Мы поможем составить удобное расписание так, чтобы успеть выучить все темы по всем нужным предметам. Записывайся на бесплатный вводный урок, чтобы узнать подробности.

3. Продумай, что тебе может помешать.

Наш мозг склонен недооценивать сложность задачи. Мы всегда мыслим слишком оптимистично (это называется ошибкой планирования).

Подумай, что будет, если ты заболеешь. Если тебе будет сложно усвоить какую-то тему. Если не хватит запланированного времени.

4. Продумай ресурсы.

Что и кто тебе может помочь?

Может, твоя знакомая сдавала ЕГЭ в прошлом году и может что-то посоветовать? Дядя хорош в математике? Ты знаешь блогеров, которые учатся в целевом ВУЗе и готовы помочь с подготовительными курсами?

В общем, подумай, к кому в случае чего ты можешь обращаться за помощью.

5. Выбери метод планирования и составь расписание.

Строгий, с отведением времени под каждую задачу? 15 минут на завтрак, 20 – на дорогу, два часа – на уроки…

Или свободный, с обозначением задач на месяц / неделю / день и самостоятельным варьированием времени исполнения?

Если у тебя сделаны пункты 1-4, то перед тобой список больших целей и мелких задач. Тебе осталось раскидать их по календарю.

На этом этапе ты можешь обнаружить, что тебе не хватает часов в сутках. В таком случае вернись к пункту №0.

Методы планирования, из которых можно выбрать:

Матрица Эйзенхауэра

Все дела, которые у тебя есть, распредели по 4 категориям в зависимости от важности и срочности.

— Важно и срочно: сделать. Это важные дела с ограниченным сроком исполнения. Домашка по математике, школьный проект или занятие у репетитора.

— Важно, но не срочно: распределить. Такие же важные дела, которые пока не стали срочными. На них нужно найти время в расписании, чтобы они не перешли в первую категорию.

— Неважно, но срочно: рутина. Дела по дому, неважные домашки, подбор наряда на завтра.

Если есть возможность передать эти дела кому-то другому или автоматизировать их — сделай это.

Например, можно отвести одно и то же время в расписании на уборку: каждую субботу с 11 до 12. Или взять за правило мыть посуду каждый день сразу после школы.

Когда эти дела войдут у тебя в привычку, их выполнение будет занимать минимум времени.

— Несрочно и неважно: удалить или насладиться. В этой категории оказываются или задачи, которые вообще непонятно кому нужны, или досуг.

Неважные задачи можно просто вычеркнуть. А досуг реализовывай с удовольствием.

Подсказка: для такого планирования удобно использовать пробковую или маркерную доску.

	Срочно	Не срочно
Важно	Сделать: Сделать это сейчас	Решить: Выделить время в расписании
Не важно	Делегировать: Кто это может сделать кроме меня?	Удалить: Вычеркнуть и забыть

Хронометраж

Суть метода в том, что на каждую задачу ты отводишь конкретное количество времени. Если не успеваешь — все равно переходишь к следующей.

На начальном этапе ты ставишь себе задачу, берёшь секундомер и замеряешь, сколько ушло на неё времени.

Если в процессе отвлекаешься — это время записываешь отдельно.

Около месяца уйдёт на то, чтобы замерить время, реально необходимое тебе для выполнения задачи.

Зато вскоре ты будешь четко знать, сколько времени на какой вид деятельности у тебя уходит.

А ещё перестанет теряться время: ведь ты будешь знать, что во время домашней работы на сидение в соц сетях ты тратишь больше минут, чем на реальное решение примеров.

Метод Айви Ли, или метод шести задач

Все просто: в конце дня определи шесть самых важных дел на завтра.

Распредели их по приоритетности, чтобы 1 дело было самым важным.

И на следующий день выполняй дела ровно в том порядке, в каком они записаны: начиная с самого важного.

Важно: метод не подойдет тебе, если в течение дня у тебя много незапланированных дел.

Метод Канбан

Очень удобный метод, если у тебя есть пробковая, маркерная или магнитная доска (в качестве магнитной доски можно использовать холодильник).

На доске рисуем колонки с этапами процесса.

Например, «нужно сделать», «сделать сегодня», «в работе», «готово».

В каждую колонку помещаешь задачи.

И по мере выполнения задач перемещаешь их по колонкам — то есть по стадиям выполнения.

Все очень просто!

Удобно писать каждую задачу на листочке, используя бумагу разных цветов.

Например, синие — для учебных задач, желтые — для задач по дому, красные — для срочных дел. Эти обозначения можешь придумать самостоятельно.

Метод можно выбрать любой: тут главное, чтобы тебе было удобно.

Почти для каждого существует аналог в мобильных приложениях, кстати. Это даже удобнее: так твой план всегда будет при тебе.

Если ты все сделаешь правильно, в какой-то момент ты обнаружишь, что контролируешь свою жизнь.

Очень важно не верить этому ощущению.

Непредвиденные обстоятельства были, есть и будут. Лучшее, что мы можем с ними сделать – это принять, выдохнуть и спланировать иначе.

Поэтому не относись к сорванным планам как к трагедии. Не опускай руки, когда получается реализовать не всё.

Просто держи план под рукой, как ориентир. И не забывай: жизнь не заканчивается на ежедневнике — а значит, всегда можно попытаться ещё раз!